Chính sách bảo mật

Phạm vi và vai trò

Trang web này do nhóm phát triển phần mềm vận hành (gọi là "chúng tôi"). Chính sách áp dụng cho trang web, ứng dụng quản lý dành cho chủ trọ và các trang người thuê mở qua link (hóa đơn, cổng người thuê, phiếu tự khai).

• Dữ liệu tài khoản của chủ trọ (họ tên, email, tên đăng nhập…): chúng tôi là bên quyết định cách xử lý (bên kiểm soát dữ liệu).
• Dữ liệu người thuê do chủ trọ nhập hoặc người thuê gửi cho chủ trọ qua phần mềm: chủ trọ là bên kiểm soát dữ liệu, chịu trách nhiệm có sự đồng ý của người thuê và dùng dữ liệu đúng mục đích. Chúng tôi là bên xử lý dữ liệu: chỉ lưu trữ và xử lý theo chỉ dẫn của chủ trọ, không dùng cho mục đích riêng.

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2026) và các văn bản hướng dẫn; trước ngày đó là Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Dữ liệu chúng tôi thu thập

Khi bạn đăng ký và dùng tài khoản chủ trọ

• Tên nhà trọ, họ tên, tên đăng nhập, email và mật khẩu. Mật khẩu chỉ lưu dạng băm (bcrypt), không ai đọc lại được.
• Người dùng khác chủ trọ tạo thêm (quản lý, nhân viên): họ tên, tên đăng nhập, email, vai trò.
• Nếu bạn bật xác thực 2 lớp: khóa bí mật của ứng dụng tạo mã, được mã hóa trong cơ sở dữ liệu.
• Khi đăng nhập bằng Google, Facebook hoặc Zalo (nếu trang có bật): mã định danh tài khoản ở dịch vụ đó; xem mục Dịch vụ bên thứ ba.
• Khi đăng nhập bằng email (không cần mật khẩu): liên kết và mã một lần chỉ lưu dạng băm, hết hạn sau 15 phút, dùng một lần, rồi được tự xóa.

Dữ liệu chủ trọ nhập về nhà trọ và người thuê

• Phòng, giá thuê, dịch vụ, chỉ số điện nước, hóa đơn, khoản thu, chi phí, tiền cọc, sự cố, tài sản.
• Người thuê và người ở cùng: họ tên, số điện thoại, email, thông tin căn cước (số CCCD, ngày sinh, giới tính, địa chỉ thường trú, ngày cấp), xe, khách lưu trú, hợp đồng, và danh sách người cần thông báo lưu trú. Phần mềm chỉ lập danh sách và chép sẵn thông tin; việc khai báo lưu trú chủ trọ tự làm trên VNeID hoặc với công an.
• Ảnh chủ trọ hoặc người thuê tải lên (chỉ số đồng hồ, biên bản bàn giao, chứng từ chuyển khoản, giấy tờ bảo hiểm…). Ảnh được thu nhỏ và xóa thông tin EXIF/GPS trước khi lưu. File PDF (ví dụ hồ sơ phòng cháy chữa cháy) được lưu nguyên như khi tải lên.
• Sự đồng ý của người thuê về việc xử lý dữ liệu cá nhân: phiên bản nội dung đã đồng ý và thời điểm.
• Chủ sở hữu tòa nhà (khi chủ trọ quản lý hộ): họ tên, số điện thoại, tài khoản ngân hàng nhận tiền, ghi chú. Chủ sở hữu xem số liệu tòa nhà của mình qua link riêng (cổng chủ sở hữu).
• Thợ và đơn vị sửa chữa: tên, số điện thoại, email, chuyên môn, ghi chú. Thợ mở link riêng của từng việc để cập nhật tiến độ.
• Nhập dữ liệu từ file Excel/CSV: file không được lưu lại; các dòng đọc được (có thể gồm họ tên, CCCD, ngày sinh) chỉ được giữ tạm trong phiên đăng nhập để bạn xem trước, và bị xóa ngay khi bạn xác nhận nhập hoặc hủy, chậm nhất sau 30 phút nếu bỏ dở.

Dữ liệu người thuê và người hỏi thuê tự gửi

• Phiếu tự khai qua link chủ trọ gửi: thông tin cá nhân người thuê điền để chủ trọ duyệt.
• Hỏi thuê trên trang phòng trống: họ tên, số điện thoại, ngày dự kiến vào ở, lời nhắn.
• Cổng người thuê: tin nhắn, yêu cầu sửa chữa, ảnh, xác nhận hợp đồng.
• Xác nhận hợp đồng bằng mã OTP: mã được gửi tới email người thuê; nhật ký xác nhận ghi thời điểm, địa chỉ IP và loại trình duyệt của người thuê, cùng mã băm của đúng phiên bản hợp đồng đã xác nhận.

Kết nối ngân hàng, cổng thanh toán, kênh nhắn tin

• Khóa kết nối (API key, mã bảo mật) chủ trọ nhập để nối với SePay, payOS hoặc nhà cung cấp Zalo/SMS: được mã hóa trong cơ sở dữ liệu bằng khóa riêng của máy chủ, không hiện lại đầy đủ.
• Giao dịch ngân hàng nhận về để đối chiếu tiền phòng: số tiền, nội dung chuyển khoản, thời gian, mã giao dịch.
• Nhật ký tin nhắn đã gửi (nhà cung cấp, số điện thoại nhận, nội dung mẫu, trạng thái).

Dữ liệu kỹ thuật

• Mỗi phiên đăng nhập: địa chỉ IP, loại trình duyệt và thời điểm hoạt động gần nhất, để bạn xem và đăng xuất từng thiết bị và nhận email khi có đăng nhập từ thiết bị mới.
• Bộ đếm đăng nhập sai và yêu cầu đặt lại mật khẩu, để chống dò mật khẩu. Tên đăng nhập và IP trong bộ đếm chỉ lưu dạng băm.
• Nhật ký thao tác trong nhà trọ: ai thêm/sửa/xóa gì, khi nào, từ IP nào, giá trị cũ và mới (mật khẩu chỉ ghi "đã đổi").
• Thông báo đẩy, nếu bạn bật trên trình duyệt hoặc điện thoại: địa chỉ nhận thông báo do trình duyệt cấp, khóa mã hóa đi kèm, loại trình duyệt và lần dùng gần nhất.
• Nhật ký lỗi của máy chủ.

Ủng hộ và góp ý

• Trang Ủng hộ dự án: số tiền, ngày, tên bạn ghi sau chữ "UH" trong nội dung chuyển khoản và lời nhắn nếu bạn gửi cho chúng tôi. Khoản ủng hộ nhận tự động qua SePay được lưu kèm mã giao dịch SePay (để không ghi trùng). Tên và lời nhắn chỉ hiện công khai trên trang Ủng hộ khi khoản đó được chọn hiển thị; số tiền chỉ hiện khi được phép. Chúng tôi không lưu số tài khoản hay số điện thoại của người ủng hộ.
• Góp ý gửi từ trong ứng dụng: nội dung, trang bạn đang xem và tài khoản gửi.

Chúng tôi không dùng công cụ quảng cáo hay theo dõi hành vi, và không mua dữ liệu từ nơi khác.

Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì

• Cung cấp các chức năng của phần mềm: lập hóa đơn, tính tiền điện nước, tạo mã VietQR, đối chiếu chuyển khoản, nhắc nợ, báo cáo, danh sách thông báo lưu trú.
• Gửi email cần thiết: hóa đơn và nhắc nợ chủ trọ yêu cầu gửi; báo cho chủ trọ khi có người hỏi thuê, yêu cầu sửa chữa, khách lưu trú hoặc phiếu tự khai mới; mã OTP xác nhận hợp đồng gửi tới email người thuê; đặt lại mật khẩu, báo đăng nhập từ thiết bị mới; chuyển góp ý tới chúng tôi. Email được gửi qua máy chủ email của trang (phần lớn qua hàng đợi).
• Giữ an toàn: chống dò mật khẩu, phát hiện truy cập bất thường, khôi phục khi có sự cố.
• Trả lời góp ý và yêu cầu hỗ trợ của bạn.

Chúng tôi không bán dữ liệu, không cho thuê, không dùng dữ liệu của chủ trọ hay người thuê để quảng cáo.

Cookie và phiên đăng nhập

Trang chỉ dùng cookie cần thiết để hoạt động:

• Cookie phiên đăng nhập và cookie chống giả mạo yêu cầu (CSRF).
• Cookie "Ghi nhớ đăng nhập" khi bạn chọn, và cookie nhận biết thiết bị đã đăng nhập trước đó (để báo khi có thiết bị mới).
• Cookie phiên của cổng người thuê khi người thuê mở link của mình, và của cổng chủ sở hữu khi chủ sở hữu tòa nhà mở link của mình.

Không có cookie quảng cáo hay cookie của mạng xã hội trên trang. Xóa cookie trong trình duyệt sẽ đăng xuất bạn.

Dịch vụ bên thứ ba

Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu với các dịch vụ dưới đây, ở mức cần thiết cho chức năng bạn dùng. Mỗi dịch vụ có chính sách bảo mật riêng.

Hạ tầng

• Máy chủ lưu trữ trang web và cơ sở dữ liệu; dịch vụ gửi email (SMTP) để gửi các email nêu trên.
• Kho lưu trữ tương thích S3 cho bản sao lưu, nếu người vận hành bật: bản sao lưu được mã hóa trước khi rời máy chủ, nhà cung cấp kho không đọc được nội dung.

Đăng nhập bằng Google, Facebook, Zalo

Khi trang có bật và bạn chọn cách đăng nhập này, bạn đồng ý trên trang của Google, Facebook hoặc Zalo, sau đó chúng tôi nhận:

• Google: mã định danh tài khoản Google, họ tên và email đã được Google xác minh.
• Facebook: mã định danh dành riêng cho trang này, họ tên và email nếu bạn cho phép.
• Zalo: mã định danh tài khoản Zalo và họ tên. Zalo không cung cấp email, bạn tự nhập khi tạo tài khoản.

Chúng tôi chỉ lưu mã định danh (để nhận ra bạn ở lần đăng nhập sau) và email lúc liên kết; họ tên và email chỉ dùng để điền sẵn biểu mẫu tạo tài khoản, bạn sửa được. Tài khoản chỉ được liên kết khi bạn chủ động liên kết, không bao giờ tự ghép theo email. Mỗi khi có liên kết mới, bạn nhận email báo. Chúng tôi không nhận mật khẩu của các dịch vụ này, không đăng gì lên tài khoản của bạn và không đọc danh bạ, bạn bè hay bài viết. Bạn gỡ liên kết được bất cứ lúc nào ở trang bảo mật tài khoản.

Xem thêm: Chính sách quyền riêng tư của Google, Chính sách dữ liệu của Facebook (Meta).

Chống spam (mã xác nhận)

Trên các biểu mẫu công khai (đăng ký, đăng nhập (sau vài lần nhập sai mật khẩu), quên mật khẩu, và các biểu mẫu hỏi thuê phòng và nộp hồ sơ thuê trên trang phòng trống của chủ trọ), trang dùng Google reCAPTCHA để phân biệt người và máy. Điều này áp dụng cả với khách xem trang phòng trống, không cần tài khoản. Dịch vụ chỉ được tải khi bạn bắt đầu điền một trong các biểu mẫu này, và từ lúc đó đọc thông tin kỹ thuật của trình duyệt (IP, cách tương tác với trang) và gửi cho Google. Nếu bạn chỉ xem trang mà không điền biểu mẫu nào, không có gì được gửi cho Google. Khi dịch vụ không chắc bạn là người, bạn được hỏi mã xác nhận (ảnh chữ) do máy chủ của chúng tôi tạo.

Trang này được bảo vệ bởi reCAPTCHA; áp dụng Chính sách quyền riêng tư và Điều khoản dịch vụ của Google.

Thanh toán và nhắn tin do chủ trọ cấu hình

• SePay, payOS: khi chủ trọ kết nối, các dịch vụ này gửi cho chúng tôi giao dịch vào tài khoản ngân hàng của chủ trọ để tự đối chiếu tiền phòng; với payOS, người thuê có thể trả qua trang thanh toán của payOS. Tiền đi thẳng vào tài khoản của chủ trọ, không qua chúng tôi.
• Zalo ZNS, eSMS, SpeedSMS: khi chủ trọ bật, số điện thoại và nội dung tin (hóa đơn, nhắc nợ) được gửi cho nhà cung cấp để chuyển tới người thuê. Chủ trọ tự đăng ký và trả phí với nhà cung cấp.
• Mã VietQR trên hóa đơn được tạo ngay trên máy chủ của chúng tôi, không gửi dữ liệu ra ngoài.

Ngoài ra, chúng tôi chỉ cung cấp dữ liệu cho cơ quan nhà nước khi pháp luật bắt buộc.

Lưu trữ bao lâu

• Dữ liệu tài khoản và nhà trọ: trong thời gian bạn dùng phần mềm, cho đến khi bạn yêu cầu xóa.
• Người thuê đã trả phòng: chủ trọ có thể xóa thông tin cá nhân khi người thuê không còn hợp đồng đang hiệu lực hay hóa đơn chưa thanh toán, hoặc bật tự động xóa sau 6, 12, 24, 36 hoặc 60 tháng kể từ khi hợp đồng cuối kết thúc. Hợp đồng và hóa đơn vẫn giữ để đối chiếu, tên được thay bằng mã.
• Riêng các phiên bản hợp đồng đã chốt để gửi người thuê (có họ tên, số điện thoại người thuê lúc chốt) và nhật ký xác nhận OTP được giữ nguyên làm bằng chứng, kể cả sau khi xóa thông tin cá nhân của người thuê: nội dung đã khóa bằng mã băm, sửa đi thì không còn chứng minh được người thuê đã xác nhận bản nào.
• Hỏi thuê từ trang phòng trống: sau khi yêu cầu đã đóng (thuê được hoặc bỏ qua), tự xóa khi đã quá 90 ngày kể từ ngày gửi. Yêu cầu chủ trọ còn đang xử lý được giữ tới khi đóng.
• Phiếu tự khai chưa duyệt hoặc bị từ chối: tự xóa sau 30 ngày; link tự khai hết hạn sau 7 ngày.
• Nhật ký quét mã ra vào cổng: tự xóa sau 180 ngày.
• Nhà trọ dùng thử (không cần đăng ký): xóa toàn bộ sau 24 giờ.
• Bản sao lưu: cơ sở dữ liệu được sao lưu mỗi ngày một bản. Trên máy chủ giữ 14 bản gần nhất (tức khoảng 14 ngày), bản cũ hơn bị xóa. Máy chủ này hiện chưa bật mã hóa bản sao lưu; bản sao lưu nằm trên máy chủ, chỉ người vận hành truy cập được. Ảnh và file tải lên không nằm trong bản sao lưu này. Dữ liệu đã xóa có thể còn trong bản sao lưu cho tới khi bản đó bị xoay vòng.

Ảnh và file tải lên

Ảnh và file được giữ một thời gian sau khi việc liên quan đã xong, rồi được hệ thống tự xóa khỏi máy chủ (mỗi đêm). Thời hạn mặc định:

• Ảnh chỉ số đồng hồ điện nước: tự xóa 3 tháng sau khi hóa đơn kỳ đó thu đủ tiền.
• Ảnh yêu cầu sửa chữa (kể cả ảnh người thuê, thợ gửi): tự xóa 3 tháng sau khi phiếu đóng.
• Ảnh kiểm tra phòng: tự xóa 3 tháng sau ngày kiểm tra.
• Ảnh biên bản bàn giao: tự xóa 3 tháng sau khi thanh lý hợp đồng và quyết toán cọc.
• Ảnh chứng từ chuyển khoản: không tự xóa; chủ trọ có thể chọn tự xóa 12 hoặc 24 tháng sau khi hóa đơn thu đủ tiền.
• File bảo hiểm của người thuê: tự xóa 3 tháng sau ngày bảo hiểm hết hạn.
• Ảnh phòng (trang phòng trống): không tự xóa; giữ cùng hồ sơ cho tới khi chủ trọ xóa hồ sơ đó hoặc xóa tài khoản.
• Hồ sơ phòng cháy chữa cháy: không tự xóa; giữ cùng hồ sơ cho tới khi chủ trọ xóa hồ sơ đó hoặc xóa tài khoản.
• Văn bản hợp đồng đã phát hành (khóa bằng mã băm): không tự xóa; giữ cùng hồ sơ cho tới khi chủ trọ xóa hồ sơ đó hoặc xóa tài khoản.
• File Excel/CSV nhập dữ liệu: chỉ đọc lúc tải lên, không lưu lại file.
• File xuất dữ liệu (ZIP, Excel, CSV): tạo khi bạn bấm tải, xóa ngay sau khi gửi xong.

Mỗi chủ trọ có thể đổi thời hạn từng loại (3, 6, 12 tháng hoặc giữ lại; chứng từ chuyển khoản: giữ lại, 12 hoặc 24 tháng) trong ứng dụng. Ngày tự xóa hiện cạnh từng file; một file không bị xóa sớm hơn 30 ngày sau khi được tải lên. Nếu việc được mở lại (yêu cầu sửa chữa mở lại, khoản thu bị hủy, quyết toán cọc bị hủy), file được giữ tiếp cho tới khi việc xong lại.

Bản sao lưu chỉ chứa cơ sở dữ liệu, không chứa ảnh và file, nên file đã xóa không còn bản nào và không khôi phục được. Cơ sở dữ liệu vẫn giữ một dòng ghi nhận cho mỗi file đã xóa (đường dẫn, dung lượng, ngày xóa) để hiện thông báo "đã xóa theo chính sách lưu trữ"; dòng này có trong các bản sao lưu cơ sở dữ liệu cho tới khi các bản đó bị xoay vòng.

Bảo vệ dữ liệu

Kết nối HTTPS, mật khẩu băm, khóa kết nối được mã hóa, dữ liệu từng nhà trọ tách biệt, phân quyền theo vai trò, xác thực 2 lớp, sao lưu hằng ngày. Chi tiết ở trang Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu. Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối; nếu xảy ra sự cố lộ dữ liệu, chúng tôi sẽ báo cho chủ trọ bị ảnh hưởng và cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Quyền của bạn

• Xem và sửa: chủ trọ xem, sửa mọi dữ liệu của nhà trọ trong ứng dụng; thông tin tài khoản sửa ở trang tài khoản.
• Tải về: tải toàn bộ dữ liệu nhà trọ (ZIP, mỗi bảng một file CSV, kèm ảnh) trong Thông tin nhà trọ → Dữ liệu của bạn.
• Rút lại sự đồng ý, phản đối, yêu cầu xóa: xem mục Cách yêu cầu xóa dữ liệu.
• Người thuê: vì chủ trọ là bên kiểm soát dữ liệu của bạn, hãy liên hệ chủ trọ trước để xem, sửa hoặc xóa thông tin. Nếu chủ trọ không phản hồi, bạn có thể liên hệ chúng tôi; chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu tới chủ trọ và hỗ trợ trong phạm vi bên xử lý dữ liệu.

Cách yêu cầu xóa dữ liệu

Bạn có thể yêu cầu xóa tài khoản cùng toàn bộ dữ liệu nhà trọ, kể cả dữ liệu nhận được khi đăng nhập bằng Google, Facebook hoặc Zalo:

1. Gửi yêu cầu tới manhquan358@gmail.com từ email đã đăng ký, hoặc qua mục Góp ý trong ứng dụng, ghi "Yêu cầu xóa tài khoản" và tên đăng nhập. Chúng tôi xác nhận bạn là chủ tài khoản trước khi làm.
2. Chúng tôi lên lịch xóa sau ít nhất 7 ngày (thường là 14 ngày) và gửi email báo cho mọi quản trị viên của nhà trọ, nhắc lại 3 ngày trước ngày xóa. Trong thời gian này ứng dụng hiện thông báo, bạn vẫn dùng bình thường, tải được toàn bộ dữ liệu về (file ZIP, mỗi bảng một file CSV) và hủy được yêu cầu bằng cách trả lời email.
3. Đến ngày đó, toàn bộ dữ liệu nhà trọ, mọi tài khoản người dùng của nhà trọ và mọi ảnh, file đã tải lên bị xóa vĩnh viễn, không khôi phục được; chúng tôi gửi email xác nhận sau khi xóa. Bản sao lưu cơ sở dữ liệu có thể còn chứa dữ liệu này tối đa 30 ngày (mỗi ngày một bản, giữ một số bản gần nhất), rồi tự bị thay bằng bản mới.

Những việc làm được ngay trong ứng dụng, không cần chờ: tải toàn bộ dữ liệu nhà trọ về (file ZIP), xóa thông tin cá nhân của người thuê đã trả phòng, và gỡ liên kết đăng nhập Google, Facebook, Zalo ở trang bảo mật tài khoản.

Xóa dữ liệu nhận từ Facebook: khi bạn gỡ ứng dụng này trong Facebook (Cài đặt → Ứng dụng và trang web) và yêu cầu xóa dữ liệu, Facebook báo cho chúng tôi và chúng tôi xóa ngay liên kết đăng nhập Facebook của bạn, rồi trả về một mã xác nhận; bạn tra trạng thái ở trang Tra cứu yêu cầu xóa dữ liệu. Tài khoản chủ trọ và dữ liệu nhà trọ vẫn giữ (để xóa cả tài khoản, gửi yêu cầu như trên). Với Google, bạn gỡ quyền ở myaccount.google.com/permissions; việc gỡ quyền ngăn chúng tôi nhận thêm dữ liệu, còn liên kết đã lưu thì gỡ ở trang bảo mật tài khoản hoặc gửi yêu cầu.

Người thuê muốn xóa dữ liệu của mình: liên hệ chủ trọ (chủ trọ xóa được ngay trong ứng dụng khi bạn đã trả phòng và không còn hóa đơn chưa thanh toán), hoặc liên hệ chúng tôi như mục Quyền của bạn.

Thay đổi chính sách và liên hệ

Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật trang này và ngày cập nhật ở đầu trang; thay đổi quan trọng sẽ được báo trong mục "Có gì mới" của ứng dụng. Xem thêm Điều khoản sử dụng.

Liên hệ về dữ liệu cá nhân: manhquan358@gmail.com