Checklist nhận phòng và trả phòng cho chủ trọ

Mười phút làm kỹ lúc giao phòng tiết kiệm được hàng giờ tranh cãi lúc trả phòng. Hầu hết tranh chấp tiền cọc chỉ có một nguyên nhân: không ai nhớ lúc nhận phòng cái tủ đã sứt chưa. Dưới đây là hai checklist dùng được ngay.

Trước khi giao phòng

• Vệ sinh phòng, nhà tắm, thông cống, diệt côn trùng nếu cần.
• Kiểm tra điện: ổ cắm, công tắc, đèn, aptomat của phòng. Kiểm tra nước: vòi, bồn cầu, bình nóng lạnh, không rò rỉ.
• Kiểm tra cửa, khóa, cửa sổ, lưới chống muỗi. Thay hoặc đổi lõi khóa sau mỗi người thuê.
• Thiết bị: máy lạnh (vệ sinh lưới lọc), máy giặt, tủ lạnh, wifi.
• Chuẩn bị hợp đồng, nội quy, thông tin tài khoản nhận tiền.

Ngày giao phòng (nhận phòng)

1. Chốt chỉ số điện, nước cùng người thuê, chụp ảnh đồng hồ thấy rõ số và ngày.
2. Biên bản bàn giao tài sản: liệt kê từng món (giường, nệm, tủ, bàn, máy lạnh, remote, rèm…), số lượng, tình trạng. Ghi cả vết sẵn có: "tủ trầy góc trái", "tường có 2 lỗ đinh".
3. Chụp ảnh hoặc quay video toàn bộ phòng: mỗi bức tường, sàn, nhà tắm, từng thiết bị. Gửi luôn cho người thuê để hai bên cùng giữ.
4. Giao chìa khóa, thẻ từ, remote cổng: ghi số lượng vào biên bản.
5. Ký hợp đồng, nhận cọc và tiền phòng tháng đầu (chuyển khoản để có bằng chứng).
6. Hướng dẫn: nội quy, giờ đóng cổng, chỗ để xe, khu sạc xe điện, cách thanh toán hằng tháng, số điện thoại khi có sự cố, lối thoát hiểm và bình chữa cháy.
7. Thu thông tin người thuê và người ở cùng để thông báo lưu trú/đăng ký tạm trú.

Khi người thuê báo trả phòng

• Kiểm tra họ đã báo trước đủ số ngày theo hợp đồng chưa; ghi nhận ngày báo.
• Hẹn ngày giờ bàn giao cụ thể, nhắc dọn sạch đồ và vệ sinh phòng.
• Đăng tin cho thuê ngay, hẹn khách xem phòng (báo trước cho người đang ở).

Ngày trả phòng

1. Chốt chỉ số điện nước cuối, chụp ảnh.
2. Đi kiểm tra cùng người thuê theo đúng biên bản nhận phòng, so với ảnh cũ. Chụp ảnh mọi hư hỏng mới.
3. Phân biệt hao mòn tự nhiên (không trừ) với hư hỏng do sử dụng (được trừ theo hợp đồng).
4. Thu lại đủ chìa khóa, thẻ từ, remote.
5. Lập biên bản quyết toán: tiền phòng, điện nước còn lại, khoản trừ hư hỏng, số cọc trả lại. Hai bên ký.
6. Chuyển trả tiền cọc đúng hạn đã hẹn.
7. Nhắc người thuê xóa đăng ký tạm trú ở địa chỉ nhà trọ hoặc đăng ký nơi ở mới.

Sau khi trả phòng

• Đổi lõi khóa, sửa những gì hư hỏng, vệ sinh, sơn lại nếu cần.
• Chụp ảnh phòng mới sửa để đăng tin.
• Cập nhật trạng thái phòng là trống để không lập nhầm hóa đơn tháng sau.

Xem thêm: Tiền cọc thuê trọ: thu bao nhiêu, trừ gì, trả lại thế nào. Phần mềm quản lý nhà trọ miễn phí lưu danh sách tài sản từng phòng, chốt chỉ số khi trả phòng và lập sẵn phiếu quyết toán cọc.